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Wechseln, gestalten und Einfluss nehmen
Das Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung, ZenDiS, beschreibt drei strategische Ziele: Wechselmöglichkeit, Gestaltungsfähigkeit und Einfluss auf Anbieter. Für die praktische Arbeit lassen sie sich in drei Fragen übersetzen:
- Können wir Lösungen und Dienstleister wechseln, wenn sich Anforderungen oder Rahmenbedingungen ändern?
- Haben wir die Kompetenzen und Strukturen, um unsere IT zu verstehen, weiterzuentwickeln und zu betreiben?
- Können wir Anforderungen an Funktionen, Sicherheit, Betrieb und Verträge wirksam einbringen?
Diese Fähigkeiten entstehen durch das Zusammenspiel von Architektur, Beschaffung, Personal und Zusammenarbeit. Ein einzelnes Herkunftslabel beantwortet die Fragen nicht.
Verwaltungsaufgaben als Ausgangspunkt
Betrachten Sie zunächst ein wichtiges Verfahren und seine Abhängigkeiten. Dazu gehören Fachanwendungen, Register, Dokumentenmanagement, Identitäten und die Verbindungen zu anderen Stellen. Legen Sie fest, welche Leistungen bei einer Störung weiter verfügbar sein müssen und welche Daten besonders schutzbedürftig sind.
Binden Sie Fachverantwortliche, IT, Informationssicherheit, Datenschutz und Beschaffung früh ein. So lassen sich widersprüchliche Anforderungen erkennen, bevor eine technische Entscheidung getroffen wird. Dokumentieren Sie auch, wer ein verbleibendes Risiko akzeptieren darf und wann die Entscheidung erneut geprüft wird.
Interoperabilität und Nachnutzung ermöglichen
Eine dokumentierte Schnittstelle ist nur ein Teil der Lösung. Für die Zusammenarbeit zwischen Behörden müssen Daten dieselbe Bedeutung haben, Abläufe zusammenpassen und Zuständigkeiten geklärt sein. Technische, organisatorische, rechtliche und semantische Fragen gehören deshalb in dieselbe Betrachtung.
Offene Standards und geeignete Open-Source-Lösungen können Wahlmöglichkeiten und Nachnutzung unterstützen. Dafür braucht es weiterhin tragfähige Betriebsmodelle, Pflege, Sicherheitsaktualisierungen und verfügbare Kompetenzen. Eine offene Lizenz allein garantiert keinen funktionsfähigen Ersatz für eine bestehende Lösung.
Beschaffung und Betrieb gemeinsam planen
Formulieren Sie Anforderungen so, dass sie später überprüft werden können. Welche Daten und Konfigurationen werden herausgegeben? Wer unterstützt eine Übernahme? Welche Kosten, Fristen und Qualifikationen sind erforderlich? Ein realistischer Wechseltest ist aussagekräftiger als eine allgemeine Zusage zur Portabilität.
Bei Cloud-Diensten müssen Nachweise zum konkreten Dienst und Schutzbedarf passen. Der BSI-Mindeststandard für externe Cloud-Dienste richtet sich an die Bundesverwaltung. Für andere öffentliche Stellen ist gesondert zu prüfen, welche Vorgaben gelten. Auch weitere gesetzliche Anforderungen lassen sich nicht pauschal auf jede Behörde übertragen.
Aus Bewertungen einen umsetzbaren Fahrplan machen
Beginnen Sie mit einem überschaubaren Betrachtungsbereich. Erfassen Sie belegte Stärken, kritische Abhängigkeiten und offene Fragen. Priorisieren Sie anschließend nach Bedeutung für die Verwaltungsaufgabe, Risiko, Aufwand und verfügbaren Ressourcen.
Ein erster Schritt kann darin bestehen, Schnittstellen zu dokumentieren, Zuständigkeiten zu klären oder einen Export zu erproben. Für größere Veränderungen werden Meilensteine, Beschaffungswege und Qualifizierung gemeinsam geplant. Autonomy Track unterstützt die nachvollziehbare Verbindung von Bewertung, Nachweisen, Entscheidungen und Maßnahmen.
Mit einem Verfahren beginnen
Die allgemeine Checkliste schafft einen ersten Überblick über die Organisation. Für eine konkrete Beschaffung oder Anbieterentscheidung ergänzt der Leitfaden diese Perspektive um 25 vertiefende Fragen und ausfüllbare Vorlagen.